Certificeren

Wanneer u uw bedrijf wilt laten certificeren voor het verkrijgen van het SCIOS Certificaat, is het belangrijk om te weten hoe dit in zijn werk gaat. SCIOS heeft daarvoor dit stappenplan gemaakt, waarin wordt uitgelegd wat u hiervoor moet doen. Hierbij speelt de grootte van het bedrijf geen rol.

Alle documenten behorende tot de certificatieregeling kunt u vinden op de SCIOS website. Om deze te kunnen inzien/downloaden moet u zich registreren bij het SCIOS-portaal. Zie de SCIOS-website voor meer informatie.

Keuze scopes en werkgebieden

De eerste stap is dat u zelf moet vaststellen voor welke scope en welk werkgebied u zich wilt laten certificeren. De thans in de SCIOS Certificatieregeling opgenomen scopes zijn:

  • Scope 1 Atmosferische verwarmingsketels en luchtverhitters
  • Scope 2 Warmwaterketels & luchtverhitters met ventilatorbranders
  • Scope 3 Stoomketels en heetwaterketels
  • Scope 4 Verbrandingsmotoren en -turbines
  • Scope 5 Bijzondere industriële installaties
  • Scope 5a Stookinstallaties gestookt op vaste brandstoffen
  • Scope 6 Emissiemetingen CO2, NOx, CxHy en stof
  • Scope 7a Brandstofleidingen voor aardgas met een ontwerpdruk ≤ 0,5 bar
  • Scope 7b Brandstofleidingen voor aardgas met een ontwerpdruk > 0,5 bar
  • Scope 7c Brandstofleidingen voor olie
  • Scope 8 Elektrische installaties
  • Scope 9 Elektrische arbeidsmiddelen
  • Scope 10 Elektrisch materieel op brandrisico (eind 2017)
  • Scope 11 Explosieveilige installaties

SCIOS kent de werkgebieden:

  • EBI Eerste of bijzondere inspectie (Basisverslag)
  • PI Periodieke inspectie stookinstallatie c.q. elektrische installatie of arbeidsmiddelen
  • PO Periodiek onderhoud

Voor de scopes 6, 8, 9, 10 en 11 kent SCIOS geen specifieke werkgebieden.

U kunt zich voor één of meer scopes en één of meer werkgebieden laten certificeren, bijvoorbeeld een certificatie voor scope 1 en 2 met PI en/of PO als werkgebied of alleen voor scope 5 met alleen het werkgebied EBI of scope 2 PI in combinatie met scope 8 en 10.

Voorwaarden

In de tweede stap moet u nagaan of u aan de volgende voorwaarden voldoet:

  1. Het kwaliteitsmanagementsysteem
    Uw bedrijf dient een systeem te voeren volgens de NEN-EN-ISO 9001 (u hoeft hiervoor niet gecertificeerd te zijn) dat betrekking heeft op het uitvoeren van inspecties en onderhoud. Dit betekent dat de hoofdstukken ‘ontwerpen en ontwikkeling’ van de ISO 9001 kunnen worden uitgesloten. Aanvullend op de NEN-EN-ISO 9001 stelt SCIOS ook aanvullende kwaliteitseisen. Deze zijn in het SCIOS Certificatiereglement vermeld.
  2. Erkend examen medewerkers
    De medewerkers moeten een door de SCIOS erkende examen met goed gevolg hebben afgelegd. Op de SCIOS website vindt u de examenbureaus die deze examens verzorgen.
  3. Gebruik van geaccepteerde meetmiddelen en gereedschappen
    De meetinstrumenten die voor het uitvoeren van de werkzaamheden worden gebruikt, dienen te voldoen aan de eisen voor kalibratie, nauwkeurigheid en reproduceerbaarheid.

Aanvraag bij Certificatie-instelling

De derde stap is dat een aanvraag ingediend te worden bij een Certificatie-Instelling die daarvoor is geaccrediteerd (verder te noemen CI).

Nadat het bedrijf hiervoor een overeenkomst heeft afgesloten met een CI kan het toelatingsonderzoek (of certificatie-onderzoek) worden uitgevoerd.

Het certificatie-onderzoek bestaat uit een organisatiegericht deel (systeemaudit) en een persoonsgericht deel (praktijkaudits). De inhoud en de omvang van deze audits zijn beschreven in het SCIOS-Certificatiereglement.

Pas nadat de systeemaudit met positief resultaat is afgerond kunnen de praktijkaudits worden uitgevoerd.

Bij de praktijkaudit worden rapporten betrokken van uitgevoerde inspectie  of onderhoudswerkzaamheden per scope (geldt voor scopes 1, 2, 3, 4, 5 en 7) en werkgebied van uw medewerkers. Voor scope 6 geldt een minimum aantal meetverslagen per verbrandingsgas component. Voor scope 8, 10 en 11 geldt een minimum aantal inspectierapporten en voor scope 9 een minimum aantal registratieformulieren. Let op: er geldt een termijn waarbinnen de inspecties uitgevoerd moeten worden. Zie hiervoor de certificatieregeling.

De minimale aantallen zijn in het certificatiereglement vastgelegd en op te vragen bij de Certificatie-Instelling (CI) of via de SCIOS-portal te downloaden.

De werkzaamheden ter voorbereiding van een praktijkaudit moeten worden uitgevoerd onder begeleiding en verantwoordelijkheid van een daartoe bevoegde EBI-er. Deze bevoegde EBI-er ondertekent mede de rapporten, en meldt het uitgevoerde PO, PI en/of EBI af in het SCIOS-afmeldsysteem.

Wanneer de certificatie met succes is afgerond, zal de CI u het SCIOS Certificaat overhandigen. Ook zal de CI u een meerjarencontract aanbieden voor het jaarlijkse controlebezoek voor het kwaliteitssysteem en de periodieke praktijkaudits voor de medewerkers. Deze controles zijn noodzakelijk voor de instandhouding van uw certificaat.

Opvoeren medewerkers in het SCIOS-portaal

In de vierde stap voert u de bedrijfsgegevens en de gegevens van de medewerkers in het portaal in. Instructies over de werking van het portaal zijn online beschikbaar. Direct na het verstrekken van het certificaat geeft de CI de gegevens zoals bedrijfsgegevens, scopes, werkgebieden en de namen van de bevoegd verklaarde medewerkers aan SCIOS door.

SCIOS zal u dan in het register opnemen en de factuur voor de jaarafdracht aan u toesturen. Deze afdracht wordt berekend op basis van het aantal gecertificeerde scopes en het aantal binnen uw bedrijf bevoegde medewerkers. Bevoegde personen zijn die personen die door de CI zijn erkend. Na betaling van de factuur ontvangt u het SCIOS registratienummer. SCIOS voert de juiste bevoegdheden bij de medewerkers in. Dit is een voorwaarde voor de volgende stap.

De juiste registratie is belangrijk omdat de bevoegdheden van uw medewerkers bepalen met welke scopes uw bedrijf in het bedrijvenoverzicht wordt gepresenteerd. Ook kunnen (m.i.v. 2017) opdrachtgevers bevoegdheden controleren op basis van de achternaam en de geboortedatum van inspecteurs en monteurs.

Afmelden inspectie en onderhoud

De laatste stap is dat u de uitgevoerde inspecties en onderhoud moet kunnen afmelden in het afmeldsysteem. Dit is een verplichting uit de SCIOS certificatieregeling. Hiertoe dient u eerst de installatie in het afmeldsysteem te registreren. Voor de aanschaf van afmeldtickets kunt u zich wenden tot het SCIOS secretariaat of deze direct in het portaal bestellen. Optioneel kunt u instellen bij welke minimale stand automatisch nieuwe tickets besteld moeten worden. Afmeldtegoed wordt na betaling bijgeschreven.

Deze afmeldverplichting geldt (nog) niet voor de scopes 8 en 9. Deze zal wel gelden voor de scopes 10 (risico-inspectie elektrisch materieel) en 11 (inspectie explosieveilige installaties) die in 2017 operationeel worden. Nu kunt u zich in de markt presenteren als een SCIOS gecertificeerd bedrijf en daarmee voldoet u ook aan de kwalificatie die in het Activiteitenbesluit (Activiteitenregeling) wordt vereist voor het uitvoeren van periodieke inspecties en metingen aan stookinstallaties.

Download het SCIOS Certificatie stappenplan (PDF).

Branchevereniging voor SCIOS-gecertificeerde bedrijven (BVS)

Speciaal voor SCIOS-gecertificeerde bedrijven is in 2002 de Branche Vereniging voor SCIOS gecertificeerde bedrijven (BVS) opgericht. De BVS heeft als doel de belangen van de SCIOS-gecertificeerde bedrijven te behartigen.

De activiteiten van de BVS omvatten onder meer regelmatig overleg met het bestuur van de Stichting SCIOS en de betrokken overheden. Ook realiseert de BVS inkoopvoordeel voor haar leden en ondersteunt hen door middel van opleidingen en promotie. Regelmatig organiseert de BVS gerelateerde evenementen, zoals symposia, discussiemiddagen en ontbijtsessies.