Certificeren

Wanneer u uw bedrijf wilt laten certificeren voor het verkrijgen van het SCIOS Certificaat, is het belangrijk om te weten hoe dit in zijn werk gaat. SCIOS heeft daarvoor dit stappenplan gemaakt, waarin wordt uitgelegd wat u hiervoor moet doen. Hierbij speelt de grootte van het bedrijf geen rol.

Alle documenten behorende tot de certificatieregeling kunt u vinden in het SCIOS portal. Om deze te kunnen inzien/downloaden moet u zich registreren bij het SCIOS-portaal.

Keuze scopes en werkgebieden

De eerste stap is dat u zelf moet vaststellen voor welke scope en welk werkgebied u zich wilt laten certificeren. De thans in de SCIOS Certificatieregeling opgenomen scopes vindt u hier: SCIOS Scopes.

SCIOS kent de werkgebieden:

• EBI Eerste of bijzondere inspectie
• PI Periodieke inspectie stookinstallatie c.q. elektrische installatie of arbeidsmiddelen
• PO Periodiek onderhoud

Voor de scopes 6, 8, 9, 10, 11, 12 en 14 kent de SCIOS Certificatieregeling geen werkgebieden.

U kunt zich voor één of meer scopes en één of meer werkgebieden laten certificeren, bijvoorbeeld een certificatie voor scope 1 en 2 met PI en/of PO als werkgebied of alleen voor scope 5 met alleen het werkgebied EBI of scope 2 PI in combinatie met scope 8 en 10.

Voorwaarden

In de tweede stap moet u nagaan of u aan de volgende voorwaarden voldoet:

1. Het kwaliteitsmanagementsysteem
   Uw bedrijf dient een systeem te voeren volgens de NEN-EN-ISO 9001 (u hoeft hiervoor niet gecertificeerd te zijn) dat betrekking heeft op het uitvoeren van inspecties en onderhoud. Dit betekent dat de hoofdstukken ‘ontwerpen en ontwikkeling’ van de ISO 9001 kunnen worden uitgesloten. Aanvullend op de NEN-EN-ISO 9001 stelt SCIOS ook aanvullende kwaliteitseisen. Deze zijn in de SCIOS Certificatieregeling vermeld.
2. Erkend examen medewerkers
   De medewerkers moeten een door SCIOS erkend examen met goed gevolg hebben afgelegd. Op de SCIOS website vindt u de examenbureaus die deze examens verzorgen.
3. Gebruik van geaccepteerde meetmiddelen
   De meetmiddelen die voor het uitvoeren van de werkzaamheden worden gebruikt, dienen te voldoen aan de eisen voor kalibratie, nauwkeurigheid en reproduceerbaarheid.

Aanvraag bij Certificatie-Instelling

De derde stap is dat een aanvraag ingediend wordt bij een Certificatie-Instelling die daarvoor is geaccrediteerd (verder te noemen CI).

De volgende CI's kunnen SCIOS-certificatie uitvoeren:

Bureau Veritas Inspection and Certification The Netherlands B.V.
Deelregeling stookinstallaties (scopes 1 t/m 7 en 14)
Deelregeling elektrisch materieel (scopes 8 t/m 10 en 12)
Deelregeling explosieveilige installaties (scope 11)

DEKRA Certification B.V.
Deelregeling stookinstallaties (scopes 1 t/m 7 en 14)
Deelregeling elektrisch materieel (scopes 8 t/m 10 en 12)
Deelregeling explosieveilige installaties (scope 11)

Kiwa Nederland B.V.
Deelregeling stookinstallaties (scopes 1 t/m 7 en 14)
Deelregeling elektrisch materieel (scopes 8 t/m 10 en 12)

Nadat het bedrijf hiervoor een overeenkomst heeft afgesloten met een CI en een auditplanning heeft gemaakt, kan begonnen worden met het uitvoeren van inspecties of onderhoud. De personen die de inspecties uitvoeren moeten voldoen aan de vakbekwaamheidseisen (zie punt 2 uit de tweede stap). Let op: er geldt een termijn waarbinnen de certificatie afgerond moet zijn. Zie hiervoor de certificatieregeling. In deze fase dient het bedrijf ook aan te tonen dat het kwaliteitssysteem functioneert door bijvoorbeeld de interne audits uit te voeren. Deze interne audits zijn ook belangrijk om vast te stellen of het bedrijf klaar is voor het toelatingsonderzoek (of certificatie-onderzoek) door de CI.

Het certificatie-onderzoek bestaat uit een organisatiegericht deel (systeemaudit) en een persoonsgericht deel (praktijkaudits). De inhoud en de omvang van deze audits zijn beschreven in het SCIOS-Certificatiereglement. Nadat de systeemaudit met positief resultaat is afgerond kunnen de praktijkaudits worden uitgevoerd.

Bij de praktijkaudit worden rapporten betrokken van uitgevoerde inspectie-  of onderhoudswerkzaamheden per scope en werkgebied van uw medewerkers. Voor scope 6 geldt een minimum aantal meetverslagen per verbrandingsgas component.

De minimale aantallen zijn in het certificatiereglement vastgelegd en op te vragen bij de Certificatie-Instelling (CI) of via de SCIOS-portal te downloaden.

De werkzaamheden ter voorbereiding van een praktijkaudit moeten worden uitgevoerd onder begeleiding en verantwoordelijkheid van een daartoe bevoegde EBI-er.

Wanneer de certificatie met succes is afgerond, zal de CI u het SCIOS Certificaat overhandigen. Ook zal de CI een meerjarencontract aanbieden voor het jaarlijkse controlebezoek voor het kwaliteitssysteem en de periodieke praktijkaudits voor de medewerkers. Deze controles zijn noodzakelijk voor de instandhouding van het certificaat.

Opvoeren medewerkers in het SCIOS-portaal

In de vierde stap voert u de bedrijfsgegevens en de gegevens van de medewerkers in het portaal in. Dit is een verplichting omdat het portaal als register voor de gecertificeerde bedrijven en bevoegde personen fungeert. Instructies over de werking van het portaal zijn online beschikbaar. Direct na het verstrekken van het certificaat geeft de CI de gegevens zoals bedrijfsgegevens, scopes, werkgebieden en de namen van de bevoegd verklaarde medewerkers aan SCIOS door.

SCIOS stuurt vervolgens de factuur voor de jaarafdracht toe. Deze afdracht dient ter dekking van de kosten van de certificatieregeling en wordt berekend op basis van het aantal scopes en het aantal bevoegde medewerkers dat onder uw bedrijf is geregistreerd. Bevoegde personen zijn die personen die door de CI zijn erkend. Na betaling van de factuur ontvangt u het SCIOS registratienummer. SCIOS voert de juiste bevoegdheden bij de medewerkers in. Dit is een voorwaarde voor de volgende stap.

De juiste registratie is belangrijk omdat de bevoegdheden van uw medewerkers bepalen met welke scopes uw bedrijf in het bedrijvenoverzicht wordt gepresenteerd. Ook kunnen opdrachtgevers bevoegdheden controleren op basis van de achternaam en de geboortedatum van inspecteurs en monteurs.

Afmelden inspectie en onderhoud

De laatste stap is dat u de uitgevoerde inspecties en onderhoud moet afmelden in het afmeldsysteem. Dit geldt ook voor de inspecties die zijn uitgevoerd in de fase voorafgaand aan het certificatieonderzoek of de bevoegdheid. Dit is een verplichting uit de SCIOS certificatieregeling. Voor stookinstallaties en verwarmingssystemen is het afmelden zelfs wettelijk verplicht. Hiertoe dient u eerst de installatie in het afmeldsysteem te registreren. Afmeldtegoeden kunnen direct in het portaal besteld worden. Optioneel kunt u instellen bij welke minimale stand automatisch nieuwe afmeldtegoeden besteld moeten worden. Afmeldtegoed wordt na betaling bijgeschreven.

Deze afmeldverplichting geldt niet voor scopes 9. De afmeldverplichting voor scope 8 is in de certificatieregeling verplicht gesteld. De datum van invoering is nog niet vastgesteld.

Nu kunt u zich in de markt presenteren als een SCIOS gecertificeerd bedrijf en daarmee voldoet u voor de scopes uit de deelregeling stookinstallaties ook aan de kwalificatie die in het Activiteitenbesluit (Activiteitenregeling) en het Bouwbesluit wordt vereist voor het uitvoeren van periodieke inspecties en metingen aan stookinstallaties of verwarmingssystemen. Voor het uitvoeren van inspectie van elektrisch materieel op brandrisico voldoet u aan de eisen die verzekeraars stellen in de verzekeringspolissen.

Download de SCIOS brochure over certificatie (PDF).

Download het SCIOS Certificatie stappenplan (PDF).

Branchevereniging voor SCIOS-gecertificeerde bedrijven (BVS)

Speciaal voor SCIOS-gecertificeerde bedrijven is in 2002 de Branche Vereniging voor SCIOS gecertificeerde bedrijven (BVS) opgericht. De BVS heeft als doel de belangen van de SCIOS-gecertificeerde bedrijven te behartigen.

De activiteiten van de BVS omvatten ondermeer:

• inkoopvoordeel voor leden
• ondersteuning door middel van opleidingen en promotie
• symposia
• discussiemiddagen
• ontbijtsessies

Er vindt regelmatig overleg plaats tussen BVS en SCIOS.